Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…). Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Đối với vị trí nhân viên hành chính các bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ hơn về những công việc của vị trí này cần làm qua mô tả chi tiết công việc của nhân viên hành chính văn phòng dưới đây để có những đánh giá khách quan, nhận biết sự phù hợp khi tìm kiếm và lựa chọn việc làm

Công việc điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính văn phòng bao gồm:

1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến,  giải quyết công việc trong thẩm quyền.

 Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.

Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…

Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty.

Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Lập bảng chấm công hàng tháng.

Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.

Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.

3. Công tác lễ tân

Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng.

Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.

Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.

Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.

4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.

5. Quản lý hồ sơ nhân sự

Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.

Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.

Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.

Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển dụng trên website vieclam247pro.vn, vì thế ứng viên có hàng tá lựa chọn cho công việc nhân viên hành chính văn phòng. Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài