Cho đến bây giờ, khi đã có 6 năm làm hành chính nhân sự tôi phải công nhận rằng đây là nghề khó nhất trong các nghề bởi nó yêu cầu nhiều kiến thức kĩ năng và cả tố chất. Tuy nhiên, ở Việt Nam hầu như nghề hành chính nhân sự chưa làm đúng, chuẩn bởi việc đào tạo bài bản ngành nghề này còn khá ít và hầu như chưa có trường đại học đào tạo nghề nhân sự “đúng nghĩa” mà chủ yếu là sự “đá sân” của các nhân lực trái ngành. Vậy nên, có rất nhiều người có suy nghĩ sai lầm về nghề nhân sự. Vậy nghề hành chính nhân sự là làm gì?

Nghề nhân sự có thể gọi là nghề hậu cần mà khi đó bạn phải làm tất cả các công việc để mọi nhân viên và công ty có thể hoàn thành tốt công việc. Nó bắt đầu từ vô vàn những công việc hành chính nhỏ bé cho đến việc lập kế hoạch, tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự, đào tạo, chế độ lương thưởng, bảo hiểm, đánh giá nhân sự, xây dựng quy chế và đảm bảo quy chế được thực hiện, định biên nhận sự, xây dựng cơ cấu tổ chức, xây dựng văn hóa…. để đảm bảo bộ máy tổ chức hoạt động tốt nhất. Nói nghe có vẻ nghề nhân sự là công việc chỉ làm việc với giấy tờ, nhưng thực tế không phải vậy, nghề nhân sự là nghề mà đòi hỏi sự linh hoạt và năng động hơn bao giờ hết khi không chỉ quản lý sổ sách, giấy tờ mà còn phải là cầu nối gữa ban giám đốc và người lao động. Nó yêu cầu cả về nghiệp vụ chuyên môn và nhiều kĩ năng mềm khác mới có thể hoàn thành tốt công việc. Vậy những kỹ năng, tố chất mà 1 người làm nghề nhân sự cần phải có là gì?

Dưới đây là 5 kĩ năng, tố chất cơ bản người làm nghề hành chính nhân sự cần có:

1. Tổ chức

Một trong những phẩm chất quan trọng nhất của người làm hành chính nhân sự là khả năng tổ chức, bao gồm cả kỹ năng quản lý tốt thời gian và khả năng hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ. Trong 1 ngày làm việc, nhân viên hành chính nhân sự phải cân bằng rất nhiều các nhiệm vụ khác nhau từ các công việc hành chính giải quyết tất cả nhũng gì liên quan đến con người. Người làm nhân sự phải có khả năng tổ chức để giải quyết “đa nhiệm vụ” cũng như giữ kỷ luật vì họ sẽ cần thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức và hành vi cho những người khác noi theo. Các chuyên gia HR cũng cần quản lý tốt deadlines và hoàn thành các nhiệm vụ nhanh chóng để đáp ứng các yêu cầu của lãnh đạo cũng như nhân viên trong công ty.

2. Giao tiếp

Một chức năng chính của người làm nhân sự là giúp người lao động và lãnh đạo doanh nghiệp giao tiếp thuận lợi, bao gồm cả giao tiếp lời nói và văn bản, một phần của kỹ năng giao tiếp này liên quan đến kỹ năng đàm phàn và lắng nghe, vì trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, có thể phát sinh những xung đội giữa những người lao động với nhau, giữa người lao động với tổ chức, trong tình huống này người làm nhân sự chính là người sẽ giải quyết vấn đề sao cho êm đẹp cả đôi bên.

Nghề nhân sự chính là nghề phải tiếp xúc nhiều nhất với mọi cá nhân bộ phận trong tổ chức từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên bảo vệ lao công. Đây chính là vấn đề phức tạp nhất bởi mỗi con người có một cách suy nghĩ riêng, một cách hành xử riêng bạn phải làm thế nào để đưa chung về một quỹ đạo chung gọi là quy định, quy chế, văn hóa, mục tiêu của tổ chức. Bạn phải làm “dâu trăm họ” để vừa lòng cấp dưới được lòng cấp trên. Bạn là cầu nối giữa sếp và nhân viên, bạn phải cân bằng lợi ích của đôi bên. Nói cách khác bạn như cái cân cần phải công bằng, như người bạn tri kỉ của người lao động lắng nghe họ chia sẻ, như cánh tay phải của sếp... Bạn phải đảm đương quá nhiều vai trò nên kĩ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng để giải quyết công việc.

Ví dụ bạn phải nói như thế nào để một nhân viên bị sa thải mà không cảm thấy tức giận? Bạn phải thuyết phục sếp như thế nào để tăng lương cho nhân viên?

3. Giải quyết vấn đề

Để các doanh nghiệp hoạt động thuận lợi nhất, bộ phận HR phải đảm bảo rằng các cá nhân với những đặc điểm tích cách, phẩm chất khác nhau có thể làm việc cùng nhau để đạt mục tiêu chung. Bên cạnh đó, để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau đòi hỏi bạn – chuyên gia nhân sự phải có kỹ năng quản lý xung đột và xoa dịu căng thẳng trong những tình huống mâu thuẫn. Linh hoạt, chủ động trong việc dàn xếp các vấn đề, các xung đột mâu thuẫn về tính cách giữa các nhân viên.

Những việc không ai làm thì hành chính nhân sự phải làm. Câu nói cho ta cảm giác hành chính nhân sự giống như một cái thùng đa chức năng có thể chứa mọi thứ phát sinh. Nhưng đó là sự thật.

Ví dụ cây trong công ty chết, nhân sự thay cây khác. Điện trong công ty hỏng, nhân sự giải quyết. Dịch covid bùng phát, nhân sự bố trí việc vệ sinh sát khuẩn, ra quy định mới đảm bảo nhân viên tuân thủ để phòng tránh dịch bệnh; làm công văn xin giảm tiền thuê văn phòng, làm thủ tục nghỉ không lương...

Ban phải năng động, nhanh nhạy, hiểu biết sâu rộng mọi vấn đề mới có thể giải quyết hết các vấn đề phát sinh trong tổ chức.

4. Chuyên gia

Người làm nhân sự giống như những chuyên gia, có hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực chuyên môn, đời sống xã hội. Am hiểu hầu hết đặc điểm các ngành nghề để phục vụ việc tuyển dụng. Như một chuyên gia tâm lí nắm bắt tâm lí người lao động giúp tổ chức làm hài lòng nhân viên. Lại phải là chuyên gia trong lĩnh vực bảo hiểm, chế độ lương thưởng, đánh giá...Khi đến dịp du lịch, liên hoan, nghỉ lễ tết, nhân sự như một người tiêu dùng thông thái chọn lựa điểm đến, lựa chọn quà, đồ ăn...Còn vô vàn vấn đề nữa khiến người làm nhân sự trở thành người hiểu biết rất rộng. Họ luôn cập nhật và tăng cường khả năng hiểu biết của mình, có tầm nhìn chiến lược về định hướng phát triển của công ty, nhạy bén trong việc phát hiện, đầu tư phát triển tài năng nhân lực. 

Lưu ý NHỮNG SAI LẦM KHI TÌM VIỆC LÀM

5. Lãnh đạo

Trong nhiều tình huống, chủ doanh nghiệp thường tìm kiếm các chuyên gia HR có khả năng lãnh đạo. Bản chất của nhiều vị trí HR là bạn sẽ được xem như một chuyên gia liên quan đến rất nhiều các vấn đề trong công ty, do vậy bạn nên cần có sự tự tin để dẫn dắt và lãnh đạo. Các chuyên gia nhân sự giỏi nhất có thể cân bằng giữa sự thân thiện ở nơi làm việc với việc quản lý nơi làm việc và giữ cho mọi thứ vận hành một cách nhẹ nhàng, trôi chảy.

6. Đạo đức

Đây được xem là tố chất quan trọng và cần thiết nhất của những người làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Nếu kinh doanh cần có đạo đức kinh doanh, nếu giáo viên phải có cái tâm của người dạy học… thì nghề nhân sự cũng cần phải có cái tâm với nghề. Cái tâm của nghề nhân sự được hiểu là sự hy sinh và quan tâm đến toàn thể nhân viên trong công ty mình. Tham khảo : Chọn ngành nghề thế nào cho phù hợp?

Những ai đã và đang làm nghề nhân sự cần phải nhớ những đức tính này. Bởi vì, hy sinh là một nghĩa cử cao đẹp để họ thể hiện trách nhiệm và lòng yêu nghề của mình. Họ gạt bỏ mọi lợi ích cá nhân để nghĩ đến lợi ích của từng nhân viên.

Ngoài việc là một người biết hy sinh và quan tâm đến lợi ích của nhân viên, mỗi người quản lý nhân sự cần phải có một tầm nhìn bao quát về phương hướng, chiến lược phát triển của công ty để can thiệp và tận dụng nguồn nhân lực làm việc một cách hiệu quả nhất. Họ chính là người nhận biết được, nhân viên nào sẽ làm tốt công việc đó, vị trí đó. Họ còn là người giúp sức cho Giám đốc nhìn ra được đâu là người Giám đốc cần để phân quyền và quản lý hiệu quả.

Xem thêm : Tìm việc làm hiệu quả trên vieclam247pro.vn mùa Covid-19

Một số phân tích trên cho ta nhận định Hành chính nhân sự chính là nghề khó nhất trong các nghề. Một tổ chức sẽ hoàn toàn sai lầm và thiệt hại lớn nếu lựa chọn bừa một người làm nhân sự. Những người nghĩ làm hành chính nhân sự dễ dàng và muốn đá sang trái ngành thì quả thực cũng là suy nghĩ sai lầm. Trước khi chọn một nghề để gắn bó cần tìm hiểu thật kĩ xem bản thân có phù hợp hay không để tránh việc chọn sai nghề và tránh sự hối tiếc. Hãy lựa chọn một nghề phù hơp mà bạn yêu để bạn có thể vui vẻ từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Nếu bạn đang tìm công việc hành chính nhân sự thì đăng nhập ngay vieclam247pro.vn để thỏa sức apply nhé!